Metall NRW optimiert Reisekostenabrechnung
Reisekostensoftware TravelXpense eingeführt
(Paderborn/Düsseldorf) Der Verband der Metall- und Elektro-Industrie Nordrhein-Westfalen e.V., kurz METALL NRW hat TravelXpense eingeführt und damit die Reisekostenabrechnung deutlich optimiert. Sämtliche Vorgänge sind nun durchgängig elektronisch abgebildet und gespeichert.
[AUSZUG] Verbandsarbeit ist zum großen Teil mit Reisetätigkeit verbunden. Schließlich wollen die entsprechenden Gremien - ebenso wie die Verbandsmitglieder selbst - mit Informationen versorgt und persönlich betreut werden. Der Verband der Metall- und Elektro-Industrie Nordrhein-Westfalen e.V., kurz METALL NRW, bildet da keine Ausnahme. Von den rund 60 Mitarbeitern des Verbandes sind rund zwei Drittel regemäßig geschäftlich auf Reisen. Kann die vorhandene IT die Abrechnung der Reisekosten nicht optimal unterstützen, summieren sich die Bearbeitungsaufwände schnell auf viele Arbeitstage im Jahr und bilden einen erheblichen Kostenblock. Seit der Einführung von TravelXpense ist die Reisekostenabrechnung bei METALL NRW deutlich einfacher und schneller geworden. Sämtliche Vorgänge sind mit TravelXpense durchgängig elektronisch abgebildet und gespeichert.
Die nicht nur ärgerlichen, sondern zunehmend auch teuren Schwächen nahm METALL NRW schließlich zum Anlass, eine neue Lösung zu suchen. Gewünscht war eine deutlich flexiblere Software, die sich sehr gut in den Reisekostenworkflow integrieren lassen sollte. Insgesamt sollte die neue Lösung für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit sorgen, sowie eine einfache Korrektur fehlerhafter Abrechnungen ermöglichen. Eine weitere Anforderung war die Möglichkeit, eingescannte Belege direkt an die Vorgänge anzuhängen und abzuspeichern. Gewünscht war außerdem ein integriertes Berechtigungskonzept, dass den Zugriff und die Bearbeitung der Daten steuern sollte. Die Möglichkeit der Datenauswertung wurde ebenfalls als Anforderung an die neue Lösung formuliert.
Vor allem die Buchhaltung bei METALL NRW profitiert von TravelXpense. Lästiges Nachhaken bei fehlenden Daten und das mühsame Einsammeln und Ablegen von Papierbelegen ist ganz entfallen. Der Vorteil für die IT-Abteilung liegt auf der Hand: TravelXpense ist voll in IBM Notes/Domino integriert und kann per Parameter angepasst werden. Damit hat sich der Programmieraufwand deutlich verringert. Dass auch bei Rückfragen und unvollständigen oder fehlerhaften Abrechnungen schneller und transparenter agiert werden kann, hat schließlich alle Mitarbeiter restlos von TravelXpense überzeugt.
