iQ.Suite Safe - Automatisierte E-Mail-Ablage

Herausforderung

Die Nachvollziehbarkeit der geschäftlichen E-Mail-Kommunikation wird vor dem Hintergrund steigender regulatorischer Anforderungen immer wichtiger. Insbesondere in der Finanzwelt gilt es, ein- und ausgehende E-Mails rechtssicher aufzubewahren. Nicht immer möchten Unternehmen für die Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit der elektronischen Kommunikation ein komplexes Archivsystem anschaffen. Gefragt ist eine schlanke Lösung, welche sich nahtlos mit IBM Domino integriert und den E-Mail-Verkehr manipulationssicher aufbewahrt.

Lösung

iQ.Suite Safe erlaubt unter IBM Domino die geordnete, nachvollziehbare Archivierung von E-Mails und ermöglicht Ihnen so jederzeit den Zugriff auf Informationen, die per E-Mail übermittelt worden sind. Über Richtlinien entscheiden Sie, welche E-Mails einbezogen werden und legen die Zugriffsrechte auf die archivierten E-Mails fest. Die zentrale und für Benutzer transparente Ablage von E-Mails in verschiedenen logischen Archiven erfolgt bereits vor der Zustellung zum Empfänger. Dadurch ist eine Manipulation durch Anwender ausgeschlossen. Die Verwendung mehrerer Archive, die Suche und die Wiederherstellung archivierter E-Mails ist ebenfalls möglich. In Verbindung mit dem Modul iQ.Suite Bridge können Sie jederzeit die in iQ.Suite Safe archivierten E-Mails in ein revisionssicheres Archivsystem überführen. Über die eingestellten Richtlinien legen Sie den Personenkreis für das lückenlose Journaling und die Zugriffsrechte auf archivierte E-Mails fest. Optional können Sie definieren, ob und welche E-Mails verschlüsselt archiviert und mit einer digitalen Signatur versehen werden sollen. Somit ist die Unveränderbarkeit der archivierten Daten gewährleistet.

Vorteile

• Regelbasierte, zentrale E-Mail-Archivierung in HCL Domino Datenbanken
• Lückenlose Nachweisbarkeit des gesamten E-Mail-Verkehrs
• Zentrale Protokollierung von ein-/ausgehenden sowie internen E-Mails
• E-Mail-Ablage auf zentralen Domino Servern / Datenbanken
• Erstellung neuer Archiv-Datenbanken nach individuellen Vorgaben (Schwellwert / Größe / Zeit)
• Automatische Überwachung des verfügbaren Plattenplatzes
• Absender-/Empfängerabhängige E-Mail-Archivierung
• Verschlüsselte Archivierung und Schutz vor unbefugtem Zugriff auf das Archiv
• Signierte Archivierung zur Verhinderung von Manipulation gespeicherter E-Mails