Anwenderbericht: Notes/Domino Spezialist acceptIT unterstützt Bildungswerk der Baden-Württembergischen Wirtschaft
Dokumentation und Abrechnung für jährlich rund 50.000 Bildungsteilnehmer
Das Bildungswerk der Baden-Württembergischen Wirtschaft e. V. ist ein strategischer Bildungs- und Personaldienstleister mit mehr als 700 Mitarbeitern an über 70 Bildungs- und Beratungs-Standorten. Rund 50.000 Personen nehmen jährlich an den Bildungsangeboten teil. Um die stetig steigenden Anforderungen an die Dokumentation und die Abrechnung der Bildungsangebote systemtechnisch zuverlässig und schnell abzubilden, setzt das Bildungswerk auf die Dienstleistungen der acceptIT.
HCL Notes/Domino als Mail- und Entwicklungsplattform gesetzt
Die IT der BiWe-Gruppe ist zentral im Bildungswerk angesiedelt. Für den Betrieb und Weiterentwicklung aller IT-Systeme ist IT-Leiter Stefan Widmaier zuständig, der mit seinem Team alle Datenbanken in Eigenregie entwickelt. Das führende Tool für Mails und Datenbanken ist HCL Notes/Domino.
Externe Unterstützung für ambitionierte IT-Ziele
Die rund 3.800 Auftraggeber der Biwe-Gruppe stellen immer höhere Anforderungen an die Dokumentation und Abrechnung der Bildungsteilnehmer. Die Biwe-Gruppe stand vor der Aufgabe, die gestiegenen Anforderungen möglichst schnell und proaktiv IT-technisch umzusetzen. Die Projektleiter sollten die erforderlichen Daten zentral an einer Stelle erfassen. Alle weitere Bearbeitung sollte dann auf diese eine Stelle zugreifen. Außerdem sollte das neue System trotz zunehmender Komplexität für die Projektleiter intuitiv und entlastend sein.
Zeitgleich stand bei der Biwe-Gruppe ein weiteres umfassendes Projekt an: Die durchgehende Digitalisierung des gesamten Rechnungswesens. Man entschied sich daher, die vorhandene Notes/Domino-Anwendung mit externer Unterstützung weiterzuentwickeln. Es sollten Aufgaben abgegeben werden, die eine hohe Notes/Domino-Expertise benötigen, nicht aber das branchenspezifische Wissen für Bildungsträger, über das die internen IT-Mitarbeiter verfügen.
Die BiWe-Gruppe wählte hierfür den HCL Software Partner acceptIT. IT-Leiter Widmaier erläutert:
„acceptIT ist auf HCL Notes/Domino spezialisiert und war bereits als Entwickler der Contacter App für Domino-basierte CRM-Systeme bekannt.“
Außerdem verfügt acceptIT über die Ressourcen, um die Biwe-Gruppe kontinuierlich zu unterstützen.
Die Biwe-Gruppe ist nachhaltig von acceptIT überzeugt. Die Einführung der neuen Lösung lief sehr gut und die Zusammenarbeit empfindet IT-Leiter Widmaier als sehr angenehm.
Hohe Anwenderzufriedenheit und effizientere Abläufe dank der Unterstützung durch acceptIT
Die Biwe-Gruppe konnte alle Kundenanforderungen an die Abrechnung und Dokumentation ihres Bildungsangebotes erfüllen. Alle Projektdokumente und Vertragsunterlagen stehen jetzt digital zur Verfügung. Dank der von acceptIT entwickelten YouSign-Schnittstelle unterzeichnen die Teilnehmenden Verträge, Anwesenheitslisten und weitere Dokumente digital. Die Bedienung ist einfach und die Abläufe sind effizienter. Spürbar ist auch eine Einsparung von Raum- und Personalressourcen. Die Lösung, mit der alle 700 Mitarbeiter des Bildungswerkes arbeiten, genießt daher eine hohe Akzeptanz
acceptIT unterstützt bei der weiteren Digitalisierung der Biwe-Gruppe
Die BiWe-Gruppe treibt die Digitalisierung des Rechnungswesens weiter stark voran und baut weiter auf die Dienstleistungen der acceptIT. So hat der Paderborner IT-Dienstleister auch die Schnittstellen zu Fremdsystemen entwickelt, u.a. für Buchhaltung und Learning Management. Die Kassen- und Reisekostenabrechnung der Biwe-Gruppe ist mittlerweile durchgehend digitalisiert, so dass alle Rechnungen und Abrechnungen automatisch erstellt und versendet werden. Weitere Schritte stehen an.
Über das Bildungswerk der Baden-Württembergischen Wirtschaft
Das Bildungswerk der Baden-Württembergischen Wirtschaft ist seit 50 Jahren Partner für Unternehmen und ihre Verbände, für Schulen und Hochschulen, für Politik und Verwaltung.
Mit der Akademie für Personal- und Organisationsentwicklung, der Apontis GmbH, der BBQ Bildung und Berufliche Qualifizierung gGmbH und der BKZ Berufliche Reha- und Kompetenzzentrum Baden-Württemberg gGmbH versteht sich das Bildungswerk als strategischer Bildungs- und Personaldienstleister.
Als Komplettanbieter bietet das Bildungswerk der Baden-Würt-tembergischen Wirtschaft e. V. individuelle und passgenaue Beratung, Projekte und Weiterbildung für alle Zielgruppen.
"acceptIT - wer wollte da widersprechen:-) Digitalisierung macht das Leben einfacher."
Stefan Widmaier, IT-Leiter Bildungswerk der Baden-Württembergischen Wirtschaft e. V.
