We4IT arbeitet mit TravelXpense von acceptIT

Transparente, schnelle Reisekostenabrechnung – bald auch international

Die We4IT GmbH aus Bremen ist ein IT-Dienstleister und IBM Premier Business Partner, der selbst intensiv mit IBM Collaboration Software arbeitet. Deshalb passt TravelXpense von acceptIT perfekt in die Betriebsumgebung von We4IT, denn diese richtungweisende Lösung zur Reisekostenabrechnung läuft unter Lotus Notes und Domino. Und macht den Abrechnungsprozess für alle 25 Mitarbeiter jetzt einheitlich, transparent und vor allem viel schneller.

Ausgangslage: Excel-Tabellen und Verzögerungen

Vor der Einführung von TravelXpense fristete die Reisekostenabrechnung bei We4IT ein benachteiligtes Dasein: Die 25 Mitarbeiter tippten ihre Angaben in Excel-Tabellen, druckten diese aus und reichten das Stück Papier anschließend zur Genehmigung ein. Manche Abrechnung wurde erst nach Wochen oder gar Monaten eingereicht. Mehr noch: Jeder folgte seinem eigenen Muster – Freigaben erforderten dann oft Rücksprache oder aber sie wurden voreilig erteilt, d.h. ohne die genauen rechtlichen Anforderungen zu prüfen. Das wiederum bedeutete für die Buchhaltung zusätzliche Korrekturbuchungen. Mit einem Wort: Es war dringend Zeit für eine effiziente Lösung.