Optimale Unterstützung beim Anlegen und Bearbeiten einer Reisekostenabrechnung

TravelXpense unterstützt durch automatische Berechnungen

So einfach legt ein Mitarbeiter mit Reisetätigkeit eine Reisekostenabrechnung in TravelXpense an. Vorausgefüllte Felder und automatische Berechnungen vereinfachen und beschleunigen die Erfassung.

• Beim Anlegen einer Reisekostenabrechnung erzeugt acceptIT TravelXpense die Personendaten und die Abrechnungsnummer automatisch aus dem hinterlegten Personenprofil. Über die Auswahl "Name" können Abrechnungen in Stellvertretung für andere Mitarbeiter angelegt und bearbeitet werden.
• Reisekostenpositionen, Bewirtungskosten und Auslagen werden in der zutreffenden Eingabemaske erfasst. Die Reisekosten können direkt Projekten und Kostenträgern zugeordnet werden.
• Auf Grundlage des deutschen Reisekostenrechts und mithilfe der in der Parameterdatenbank hinterlegten Informationen zu den jeweiligen Länderpauschalen werden die Verpflegungspauschalen durch das System errechnet. Abzüge für erhaltene Mahlzeiten werden entsprechend der gesetzlichen Regelungen berücksichtigt.
• Auch Auslagen und Bewirtungen, die in Fremdwährungen getätigt wurden, können hier erfasst werden. Sie werden entsprechend des tagesgültigen Wechselkurses in Euro umgerechnet bzw. mit buchhalterisch notwendigen Informationen für die Buchung erfasst.
• Über die Funktionsleiste (oben) können die erfassten Positionen der Reisekostenabrechnung in einer Übersicht angezeigt und gedruckt, sowie der Status geändert und der Bearbeitungs-Workflow initiert werden. Hier zum Beispiel "Einreichen" für weitere Bearbeiter, Vorgesetze oder die Buchhaltung. Auf Basis des integrierten Benachrichtigungs-Konzepts werden die entsprechenden Personen/Stellen über Statusänderungen, wie "Genehmigen" bzw. "Abrechnen" (oder auch "Ablehnen" oder "Zurücksetzen" für eine Überarbeitung durch den Benutzer) automatisch per E-Mail informiert.

Reisekosten mit acceptIT TravelXpense abrechnen - so geht's (Youtube)